「現場からの手書き事故報告書が溜まる一方だ」「紙のヒヤリハット報告書から傾向を読み解くのが困難で、具体的な対策に繋がらない」――。
多くの企業において、日々作成される手書きの報告書類は、その重要性とは裏腹に、情報の活用という点で大きな課題を抱えています。保険金申請書、各種点検記録、作業日報など、手書きで作成される紙帳票は、業務改善やリスク管理の宝の山であるにも関わらず、そのポテンシャルを十分に引き出せていないのが現状ではないでしょうか。
株式会社DATAFLUCTの「Airlake」は、AI-OCR技術で手書きの書類をデータ化し、さらにテキスト解析もワンストップで実装。手書き書類の山を、業務改善と再発防止を加速させる貴重なデータ資産へと変えることが可能です。
「手書き・紙帳票」の活用が難しい理由
現場で発生する多様な手書き書類や紙帳票。これらがDXの波に乗り遅れ、効果的に活用されない背景には、いくつかの共通した課題が存在します。
- 解読と入力の膨大な手間： 手書き文字の判読、特に固有表現や略語が多い場合、その内容は理解しづらく、システムへの正確なデータ入力には多大な時間と労力が必要です。結果として、報告書は提出されるものの、その後のデータ化が追いつかず、活用機会を失ってしまいます。
- フォーマットの不統一： 企業や部署、さらには担当者によって報告書のフォーマットが異なることは珍しくありません。この「ばらつき」は、情報を横断的に集計・分析することを著しく困難にし、組織全体としての傾向把握や課題の特定を妨げます。
- 埋もれる重要情報： 紙のまま保管された情報は、検索性が著しく低く、過去の類似事例を参照したり、特定の情報を抽出したりすることが困難です。そのため、事故やインシデントの根本原因や隠れた傾向が明確にならず、効果的な再発防止策や業務改善策の立案に至らないケースが後を絶ちません。
- 属人化とブラックボックス化： 特定の担当者しか理解できない手書きメモや、整理されていない紙の山は、業務の属人化を招き、知識やノウハウの共有を阻害します。担当者の異動や退職によって、貴重な情報が失われるリスクも常に付きまといます。
「Airlake platform」が可能にする「紙帳票電子化」と「データ構造化」による解決策
これらの根深い課題に対し、DATAFLUCTのAIデータ基盤「Airlake platform」は、AI-OCRとデータ構造化をはじめとした技術で、以下のような解決策を提供します。
- 手書き文字も高精度で読み取るAI-OCRで、瞬時にデジタルデータ化： 「Airlake platform」上で利用可能な最新のAI-OCRは、癖のある手書き文字や多様な書式、専門用語が含まれる帳票であっても、高い精度で文字情報を抽出します。これにより、従来は人手に頼らざるを得なかったデータ入力作業を大幅に自動化し、紙媒体の情報を迅速かつ正確にデジタルデータへと変換し、「Airlake platform」に効率的に集約します。
- 「紙帳票電子化」と「Airlake platform」による情報の一元管理と高度な検索性： スキャンされた紙帳票や既存のPDFファイルは、AI-OCR処理を経て、「Airlake platform」上でテキスト情報が付与された検索可能なデジタルデータとして一元的に管理されます。キーワード検索や条件絞り込みにより、必要な情報を瞬時に探し出すことが可能になり、過去の事例調査や類似案件の参照が格段に容易になります。
- 「Airlake platform」上でのAIによる情報の構造化と傾向分析の自動化： 「Airlake platform」は、抽出された文字情報から、AIが事故の種類、発生場所、原因、対策といった要素を自動的に分類・構造化する機能を提供します。さらに、固有名詞（製品名、部品名、担当者名など）や業界特有の表現を標準化することで、データの粒度を揃え、より精度の高い分析を可能にします。これにより、ダッシュボードなどで発生頻度や傾向を可視化し、直感的な状況把握を支援します。
導入効果：業務効率化からリスク管理強化、そしてDX推進へ
「Airlake platform」を基盤とした手書き書類のデータ化・構造化とテキスト解析は、企業に多岐にわたるメリットをもたらします。
埋もれたデータから傾向を可視化し、迅速で的確な意思決定が可能に。これにより、根本原因の分析に基づく効果的な再発防止策や業務改善が実現し、継続的な改善サイクルが生まれます。
さらに、これらの取り組みは組織的なリスク管理体制の強化と従業員の安全意識向上にも貢献します。最終的に、紙ベース業務からの脱却とデータ活用によるDX推進は、業務効率、コスト、リスクを総合的に改善し、企業の競争力を大きく高めるのです。
「手書き書類の山」を「価値創造の源泉」へ
手書きの事故報告書や日報、各種申請書など、日々の業務で生み出される紙帳票は、適切に処理・活用すれば、業務改善やリスク管理、さらには新たな価値創造に繋がる貴重な情報資産です。「Airlake platform」は、AI-OCR機能をはじめとした最新技術により、これらの「手書き・紙ベースの情報」をデジタルの力で解き放ち、企業の成長を加速させるための強力なエンジンとなり得ます。
株式会社DATAFLUCTは、AIデータ基盤「Airlake platform」をはじめ、データの収集・分析からAIプロダクト開発、そして業務への実装までを一貫して提供するフルスタック型のサービスで、お客様のDX推進を強力にサポートします。「うちの会社の手書き書類も、もっと活用できないだろうか？」「紙帳票の管理と分析に限界を感じている」そのようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ一度、私たちにご相談ください。お客様の課題に合わせた最適なAI活用ソリューションをご提案いたします。